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管理机制

 

贵州人公益行动网络人事管理制度

(2006年8月修订)

 

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前言

贵州人公益行动网络(以下简称“贵州人”)人事管理制度是“贵州人”团队人事管理的基本依据。本制度明确了各部门职能,同时对贵州人公益行动网络日常人事管理工作程序进行了描述,强调了“贵州人”整体运行的基本原则和要求,是组织有效运行的指导性文件。主要针对义工使用,全职员工和志愿者部分参照执行。

本手册由秘书处授权人力资源部组织编写,并报秘书处审核批准后执行。

本手册每年修订一次,修订时间为12月,次年11日生效,非修订期需严格按现有制度执行。

第一  工作团队概况

1、组织框架                

理事会:“贵州人”的最高权力机构。负责对组织的监管,财务的监督,制定组织的发展战略,并确保得到很好地落实。理事会对利益相关方,尤其是组织为之服务的对象负责。设置召集人,负责在需要的时候召集成员进行沟通。在理事会没有建立前,职能暂由秘书处代理。

顾问团:为“贵州人”的发展、项目策划、团队成员提供知识和技术咨询。

秘书处:执行机构。负责具体管理、统筹组织的项目、财务、行政、资源开发、对外联络、宣传推广以及人力资源开发等。秘书处负责带领团队努力实现组织中所确定的战略规划。

项目部:负责“贵州人”各种长期项目的策划与实施。

人力部:负责人员的招募、评估、考核、培训、假期审批、辞退等。

宣传部: 组织的对外宣传、推广,编辑出版简报,对网站内容进行更新并提供技术支持。

财务小组:负责组织相关财务状况的记录和把握,包括预算、记账、提供报表等会计资料,对货币资金的收支和在册资产进行管理等。

办公室:“贵州人”的实体中心,设立在贵阳。供全职员工办公,存放组织资料,搭建公益信息及志愿者交流平台。

 

2、人员划分:

根据工作性质、权责的不同,参与人员分为全职员工、义务工作人员和志愿者三类。

全职员工:全职为“贵州人”工作的职员,并通过在“贵州人”里的工作获取相应的薪水报酬。

义务工作人员:简称义工,在一定时期内,无偿利用业余时间稳定地参与“贵州人”的工作,接受团队各项制度管理,对团队事务有建议和决策表决权,承担诸如例会、考评等义务,享有“贵州人”人事编制。

志愿者:间断性或阶段性参与“贵州人”某项工作,对所参与工作负责,无须接受人事制度管理和承担常务性的义务,不参与团队事务的决策,独立于团队人事编制之外。

 

3、工作职责

1、秘书处成员

(一)组织战略目标的制定,整体工作的设计、规划和组织实施;

(二)统筹各部门工作,对组织各项工作进行宏观分配、调控;

(三)组织的整体对外联系;

(四)监督各部门工作。

 

2、部门负责人

(一)本部门工作的设计、规划和组织实施;

(二)以团队管理制度为基础,结合本部门实际情况细化各项规则;

(三)本部门人员的任用、协调和管理;

(四)本部门工作的分配、协调和监督;

(五)与其他部门的工作协调。

 

3、部门义工

(一)协助负责人制订本部门的工作规划,及时提供各种意见和建议;

(二)认真按照要求准时完成分配的工作任务;

(三)积极主动开展工作,在工作中发挥自己的才能,鼓励有创造性地去探索和尝试;

(四)根据工作要求与其他部门或者组织协作完成工作任务。

第二 人员招募

人力资源部根据团队职位空缺情况及各部门所报的人员需求,进行定期或不定期人员招募。秘书处成员和部门负责人的招募,由秘书处和人力部共同决策,各部门义工的招募,由人力部和申请所在部门共同决策。

义工招募大致流程为:

1、 发布需求

人力资源部根据所招募的岗位需求,发布人员招募启事。

2、提交申请

申请人基于对“贵州人”及所申请职位的了解和认同,在线填写登记表,提交申请。在线填写完毕以后,必须发邮件到指定信箱说明申请情况,便于负责人员及时处理。

3、初步判断

根据申请人提交的材料,初步判断是否符合招募要求,如符合,则发出面试通知;如不符合,则发邮件通知申请人并简要说明不符合的原因。

4、网络交流

对于申请表通过的人员,由人力资源部协调与申请者进行一次两小时左右的网络交流。

5、复试

结合申请人的特点,根据部门岗位的要求,可视情况安排复试,主要方式为答题或任务考核。

6、试用

通过申请则进入为期两个月的试用期,在此期间参与具体工作,增进相互的熟悉和了解程度,考察工作能力。

7、正式录用

两个月试用期满,合格者正式加入团队,由人力资源部发布认命公告,成为“贵州人”义务工作人员。不合格则正式邮件通知申请人并简要说明不合格原因。

 

部门负责人招募流程基本同义工招募流程,同时秘书处成员可以提名表现突出的义工为部门负责人,由秘书处全体成员及人力部负责人共同讨论,三分之二以上(含)人员同意后即可进入试用期,不需要单独提交申请。

秘书处成员的选拔在团队内部进行,参与“贵州人”工作半年以上的义工均可自荐或由别人推荐,候选人经秘书处成员及各部门负责人集体讨论,四分之三票数以上(含)同意后即可进入试用期。

第三 成员培训

1、新人培训

新人进入试用期后,需专门进行一次关于NGO发展、“贵州人“历史、发展、各项制度的网络培训。指定一名有工作经验的老成员,在第一个月内负责带领其熟悉工作。制定专门的新人培训手册,指导新成员的工作。

 

2、知识拓展培训

每季度按主题进行一次相关的知识拓展培训,由团队成员轮流组织。

 

3、外派培训

以组织名义,申请组织外各种培训机会,派遣相应的义工参加培训。

 

第四 日常管理制度

1、例会

目的:工作沟通、相互交流。

方式:网络例会。各部门根据自身工作需要安排例会时间和频率,针对项目或活动的具体情况,由项目或活动负责人定期召集相关人员进行例会。

 

2、工作备忘录

目的:交流、共享、传承。

方式:以电子文档对工作情况定期进行记录。

 

3、工作计划和总结

义工在每月3号前向本部门负责人提交上月工作总结和工作建议。

部门负责人在每月30号前向秘书处提交本月工作总结和下月工作计划。

秘书处成员在每月30号前向秘书处提交本月工作总结和下月工作计划。

每年120日,秘书处及各部门必须提交正式的本年度工作计划和上年度工作总结。

 

第五 考核管理

团队所有义务工作人员每年进行一次常规考核评估。

针对项目或活动时,可分前期、中期和结束进行考评。

普通义工的考评由各部门负责,部门负责人的考评由秘书处负责,秘书处成员的考评由理事会及各部门负责人共同完成。

第六 人事变动

1、任职期限

秘书处成员和部门负责人每2年一任,部门成员每1年一任。任期结束接受评估,以确认去留。不设连任期限。

 

2、离职

有下列原因之一的,需离职:

(1) 确认自己无法履行所承担的工作职责,自动离职;确认其无法履行所承担工作的,由人力部与其所在部门负责人商议后,劝其离职。

(2) 未履行请假手续,无故连续2个月未参加“贵州人”的工作,或连续6个月以上不能参与“贵州人”的工作。

(3) 无故长期不遵守团队制度,不服从组织管理。

离职流程:

A.  自动离职的,需提前一周提交离职申请书,经部门负责人及人力部同意后,完成工作的交接,才能离职;

B.  非自动离职人员,人力部提前一周将离职通知书发送到当事人手中,在完成工作的交接后,方可离职。

特别说明:

在“贵州人”工作期间积累的资料,尤其是涉及保密性质的,所有权归“贵州人”所有,任何人在离职时,不能带走或以任何方式篡改、销毁,未经允许不能以任何方式对外发布或者提供给其他个人或组织使用。

 

3、请假

团队成员因本职工作、学习、生活等方面原因无法正常参加“贵州人”的工作(连续15天以上,或间断性1个月以上),可提前7天向部门负责人及人力部申请假期,最长假期为6个月。

经人力部核准的请假人员,请假期间享有“贵州人”人事编制。

 

4、开除

团队成员有下列行为之一的,需开除:

(1) 有严重损害“贵州人”形象或违背其宗旨的行为。

(2) 借用组织名义牟取私利,或从事违法犯罪的活动。

第七 工作守则

1、遵守国家的法律法规。

2、认同“贵州人”的宗旨、理念、运作模式及“贵州人”开展的各项活动,自觉维护“贵州人”的形象和名誉。

3、按照要求高质高效地完成工作任务,在工作中踏实认真、主动积极;保持良好的工作态度和习惯,不弄虚作假。

4、诚信、守时,尊重他人。

5、团队成员间坦诚相对,相互帮助,积极参与团队建设。

6、授权“贵州人”在必要时可以公布成员的部分真实资料以及联络方式,共同营造“贵州人”的真实性。

7、不从事任何违背“贵州人”原则和理念的活动,不从事任何可能会对“贵州人”及“贵州人”开展的项目造成危害的活动;未经授权不得以“贵州人”及相关部门的名义开展活动,牟取私利,更不得以“贵州人”及相关部门的名义进行任何违法犯罪活动。

8、遵守保密原则,对因工作需要接触到的资料负有保密责任,在未经“贵州人”授权的情况下禁止以任何形式对在工作中接触到的相关资料(如组织机密信息、会员个人信息、项目参与者信息、被资助者信息等)进行公布或者用作其它用途;即使退出工作团队,仍须对曾经获知的资料保密,不得以任何形式泄露。

9、授权“贵州人”对在职期间因工作所产生的文字、图片等相关资料,享有无偿使用权。

10、未经“贵州人”授权,不得以“贵州人”名义对媒体发布信息或接受媒体采访。秘书处成员及各部门负责人不接受针对其“贵州人”身份的人物专访。

11、因任何原因离职,需按规定履行离职手续,获得同意并且完成全部工作交接以后才可以离职,在正式离职前,须坚守工作岗位,完成自己的工作任务。

 

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